Giải pháp in ấn OKI · In tem nhãn tại chỗ

Lô hàng nhập khẩu vừa về kho. Nhãn gốc toàn tiếng Anh, tiếng Hàn, tiếng Trung. Trước khi lên kệ hay giao cho khách, từng hộp, từng chai phải có một con tem phụ tiếng Việt. Đặt in ngoài thì phải chờ vài ngày, phải in đủ số lượng tối thiểu — trong khi lô hàng chỉ vài trăm sản phẩm, và lô sau lại khác thông tin.

Đó là lúc chiếc máy in màu văn phòng OKI C650 trở thành "xưởng in tem" ngay trên bàn làm việc: in đúng số lượng cần, đổi nội dung trong vài phút, dán được ngay trong ngày.

Hàng về hôm nay, tem phụ có ngay hôm nay — không chờ nhà in, không in dư một con tem nào.

Tem phụ là gì, và vì sao không thể thiếu

Tem phụ, hay nhãn phụ, là con tem tiếng Việt dán bổ sung lên hàng hóa khi nhãn gốc không có hoặc thiếu thông tin bằng tiếng Việt — phổ biến nhất là hàng nhập khẩu.

Theo Nghị định 43/2017/NĐ-CP về nhãn hàng hóa, được sửa đổi bởi Nghị định 111/2021/NĐ-CP, những nội dung bắt buộc trên nhãn hàng hóa lưu thông tại Việt Nam phải ghi bằng tiếng Việt, tối thiểu gồm: tên hàng hóa, tên và địa chỉ tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm về hàng hóa, và xuất xứ hàng hóa. Tùy loại hàng, còn có thêm các nội dung khác như thành phần, hạn sử dụng, hướng dẫn sử dụng, cảnh báo an toàn. Tổ chức, cá nhân nhập khẩu có trách nhiệm ghi nhãn theo đúng quy định này.

Nói cách khác, với doanh nghiệp nhập khẩu và phân phối, tem phụ không phải chuyện làm đẹp — mà là điều kiện để hàng được bán hợp pháp.

Bài toán của doanh nghiệp nhỏ: nhiều mã, ít số lượng, đổi liên tục

Doanh nghiệp lớn nhập hàng nghìn sản phẩm một mã, in tem phụ thuê ngoài một lần là xong. Nhưng shop online, cửa hàng mỹ phẩm, đại lý phân phối nhỏ lại gặp chuyện ngược lại: mỗi lô vài chục mã hàng, mỗi mã vài chục đến vài trăm sản phẩm, lô sau khác lô trước ở số lô, ngày sản xuất, hạn sử dụng.

In thuê trong trường hợp này vừa đắt vì phải trả chi phí chuẩn bị cho từng mẫu, vừa chậm vì phải chờ xếp lịch, vừa lãng phí vì phải in dư số lượng tối thiểu. Tem in dư của lô này thường không dùng được cho lô sau.

OKI C650: máy in văn phòng làm được việc của máy in tem

OKI C650 là máy in màu LED khổ A4 nhỏ gọn, đặt vừa trên một góc bàn. Điểm khiến máy này hợp với việc in tem là đường giấy qua khay tay gần như thẳng: decal và giấy dày đi qua máy ít bị uốn cong, nên không nhăn, không bong lớp đế, mực được nung chảy đều và bám chắc trên bề mặt tem.

Tem phụ thường nhỏ, nên một tờ A4 chứa được rất nhiều con. Với tem cỡ 50 x 30mm, chừa lề giấy 5mm và khoảng cách giữa các tem 2mm:

1 tờ A4 = 27 tem phụ

Tem 50 x 30mm · một lô 500 sản phẩm chỉ cần khoảng 19 tờ decal

Vì in trực tiếp từ file, mỗi lô hàng in đúng số lượng cần. Thông tin lô, ngày sản xuất, hạn sử dụng thay đổi thì sửa file và in lại — không có tem dư, không có tem sai phải bỏ.

Chọn vật liệu tem phụ cho đúng sản phẩm

Decal giấy là lựa chọn phổ biến và tiết kiệm nhất cho tem phụ dán trên hộp giấy, túi, bao bì khô. Với chai lọ thủy tinh, hũ nhựa trong, sản phẩm cần giữ vẻ đẹp nguyên bản của bao bì, hãy dùng decal trong — tem gần như vô hình, chỉ còn chữ trên bề mặt. Chúng tôi đã viết riêng về cách chọn và in loại vật liệu này trong bài in decal trong (decal film) bằng máy in OKI.

Hai nguyên tắc an toàn cho máy: chỉ dùng decal nhựa chất liệu PP hoặc PET, không dùng decal PVC; và chỉ dùng vật liệu ghi rõ dành cho máy in laser, không dùng decal của máy in phun. Khi in decal, giấy dày, nên nạp qua khay tay — mẹo chi tiết có trong bài cách in giấy dày trên máy in OKI mà không bị kẹt.

Quy trình in tem phụ tại chỗ

Thiết kế tem trên phần mềm quen thuộc như Word, Excel hoặc Illustrator, dàn nhiều tem trên một trang A4 theo đúng kích thước tờ decal. Nếu tờ decal đã bế sẵn từng ô tem, việc canh chữ đúng vào từng ô cũng giống như in lên phôi in sẵn — kỹ thuật dùng Text Box trong Word để canh vị trí chính xác đến từng milimét được hướng dẫn trong bài canh chỉnh Text Box trong Word đúng vị trí trên phôi in sẵn.

In thử một tờ trên giấy thường, đặt chồng lên tờ decal soi dưới đèn để kiểm tra vị trí. Đạt rồi mới in trên decal thật. Tem in xong để nguội vài giây là dán được ngay.

Khi nhu cầu lớn hơn

Khi số lượng tem tăng, có hai hướng nâng cấp. Nếu vẫn in trên tờ nhưng cần nhiều tem hơn mỗi lần in, máy in màu A3 OKI C834nw chứa được gấp đôi số tem trên một tờ so với A4 — cùng cách vận hành, chỉ khác khổ giấy. Khổ A3 còn mở ra những việc khác như in poster A2 bằng cách ghép hai tờ A3.

Nếu tem nhãn đã lên hàng chục nghìn con mỗi tháng và cần dạng cuộn cho máy dán nhãn tự động, bước tiếp theo là máy in nhãn cuộn OKI Pro1050.

Một chiếc máy, nhiều việc

Tem phụ chỉ là một trong nhiều việc một chiếc OKI C650 làm được trong văn phòng. Cùng chiếc máy đó còn in tem nhãn, brochure và giấy dày, in thông tin lên phôi bằng cấp in sẵn, in decal trượt nước cho gốm sứ, thủy tinh. Nếu đang phân vân giữa các máy cùng tầm giá, bài so sánh OKI C650dn với máy in cùng tầm giá sẽ giúp anh chị có câu trả lời. Xem toàn bộ dòng máy tại danh mục máy in OKI.

Tem phụ đúng luật, đúng lô, đúng lúc — tất cả bắt đầu từ một chiếc máy in đặt ngay trong văn phòng.

Tư Vấn Giải Pháp In Tem Phụ Tại Chỗ

Cho Computer Chí Cường biết cỡ tem, loại bao bì và số lượng mỗi lô — chúng tôi tư vấn máy in, vật liệu decal phù hợp và in thử tem của anh chị trước khi quyết định.